Regolamento della Societa' Italiana di Statistica Medica ed Epidemiologia Clinica

ART.1. PREMESSA

Il Regolamento è uno strumento operativo adottato dal Consiglio Direttivo della Società Italiana di Statistica Medica e Epidemiologia Clinica (SISMEC), ed ha lo scopo di definire condotte e procedure riguardanti l'organizzazione interna della SISMEC e le sue iniziative esterne (art. 7 dello Statuto).

ART. 2. ISCRIZIONE ALLA SISMEC E QUOTA ASSOCIATIVA

Le modalità di iscrizione e adesione alla SISMEC sono fissate dagli art. 4 e 5 dello Statuto. I Soci ordinari sono tenuti al versamento di una quota sociale per ogni anno di iscrizione alla SISMEC. La quota sociale è fissata annualmente dall'Assemblea su proposta del Consiglio Direttivo. La riscossione delle quote avviene di norma all'inizio di ogni anno solare.

Alla fine del primo semestre di ogni anno solare, il tesoriere invierà un sollecito ai Soci non in regola con il pagamento delle quote. Il Socio non in regola con il versamento delle quote perde il diritto di voto, a meno che non regolarizzi la sua posizione prima dell'inizio dell'Assemblea.

I nuovi Soci sono tenuti al pagamento della quota dell'anno solare di ammissione alla Società.

Su proposta unanime del Consiglio Direttivo, l'Assemblea dei Soci può conferire la qualifica di Socio Onorario a personalità che si siano particolarmente distinte per il contributo dato nel campo della Statistica Medica e dell'Epidemiologia. I Soci Onorari hanno diritto di voto e non sono tenuti al pagamento della quota sociale.

ART. 3. DECADENZA DELLA CONDIZIONE DI SOCIO

La condizione di Socio decade per:

  • dimissioni notificate dal Socio stesso al Presidente della SISMEC mediante lettera raccomandata. Il Consiglio direttivo prende atto delle dimissioni presentate e comunica per iscritto al richiedente la decadenza dalla condizione di Socio a partire dall’anno successivo a quello in corso.
  • mancato versamento della quota sociale per tre anni consecutivi. Al Socio moroso viene comunicata per iscritto dal Consiglio direttivo la sua situazione e la conseguente decadenza dalla condizione di Socio. Il Consiglio direttivo può ammettere il ritiro del provvedimento di decadenza su richiesta del Socio moroso, fermo restando la necessità da parte di quest’ultimo di saldare il debito sociale.
  • radiazione dalla SISMEC in conformità a quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto. Dopo aver sentito il Socio con lo scopo di ottenere chiarimenti riguardo i suoi comportamenti, il Consiglio direttivo propone l’eventuale radiazione all’Assemblea, che delibera a maggioranza assoluta dei Soci in prima convocazione e a maggioranza qualificata in seconda convocazione.

ART. 4. COMPITI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Il Consiglio direttivo della SISMEC si riunisce almeno tre volte l’anno su convocazione del Presidente, il quale redige l’ordine del giorno e lo comunica per iscritto, anche a mezzo posta elettronica, almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione. In caso di urgenza (art. 10 dello Statuto), l’ordine del giorno viene comunicato contestualmente alla convocazione. Alle riunioni del Consiglio direttivo partecipano senza voto deliberativo i coordinatori delle Commissioni (art. 5) e il Coordinatore del collegio docenti del settore disciplinare MED/01.

Le delibere del Consiglio direttivo sono prese a maggioranza semplice e, in caso di parità dei voti, prevale quello del Presidente in carica.

Il Consiglio direttivo deve essere convocato se almeno tre membri dello stesso ne richiedono per iscritto al Presidente la convocazione. Al termine di ogni riunione del Consiglio direttivo, viene fissata una data per la successiva convocazione ordinaria.

Il Segretario provvede a stilare il verbale delle riunioni del CD e ad archiviare i documenti societari; in sua assenza il Presidente nomina, tra i presenti, un sostituto per la riunione in corso.

Per perseguire efficacemente le finalità istituzionali della SISMEC, e nell’ambito dei poteri previsti dallo Statuto (art. 10), il Consiglio direttivo:

  • costituisce il Comitato Scientifico del Congresso Nazionale, presieduto dal Presidente eletto, ne fissa la data (ogni due anni) e collabora con il Presidente eletto per la definizione del programma, la scelta della sede e l’eventuale integrazione del Comitato Scientifico con esperti esterni al Consiglio direttivo;
  • favorisce il coinvolgimento attivo dei Soci alla vita della Società attraverso la costituzione di Commissioni (art. 5) e Gruppi di lavoro (art. 6), controllandone le attività in accordo con le finalità societarie;
  • si dota di tutti gli strumenti operativi che ritiene utili per assicurare la diffusione ai Soci delle informazioni relative alla vita della Società;
  • delibera in merito al patrocinio della SISMEC a iniziative culturali, didattiche e scientifiche su richiesta dei promotori delle iniziative stesse (art. 9);
  • delibera in merito al ruolo della SISMEC nell’ambito delle proposte di organizzazione di iniziative esterne (convegni, seminari, corsi) presentate dai Soci;
  • promuove e cura i rapporti con altre Società scientifiche, con Istituzioni ed Enti pubblici e privati, sia a livello nazionale che internazionale.

ART. 5. COMMISSIONI

Al fine di favorire l’efficace sviluppo della Società in accordo con gli obiettivi statutari e stimolare la partecipazione attiva dei Soci, ciascuno secondo i propri interessi e competenze, il Consiglio direttivo istituisce la costituzione di Commissioni con compiti di promozione, indirizzo, coordinamento e sviluppo delle linee generali della Società.

Le Commissioni si configurano come uno strumento di carattere pubblico ed istituzionale della Società, agiscono su mandato del Consiglio direttivo che vigila sul loro funzionamento in accordo con gli obiettivi statutari e gli interessi della Società e vengono rinnovate ogni due anni contestualmente al rinnovo del Consiglio direttivo.

Ogni Commissione è presieduta da un Coordinatore nominato dal Consiglio direttivo che rimane in carica due anni e può essere confermato. La composizione delle Commissioni e le modalità di partecipazione da parte dei Soci sono definite dal Consiglio direttivo nella delibera istitutiva delle stesse.

La carica di Coordinatore di una Commissione è incompatibile con la carica di Presidente in carica ed eletto, e di componente del CD della SISMEC. I Coordinatori delle Commissioni partecipano alle riunioni del Consiglio direttivo con poteri consultivi e non deliberativi. Ogni due anni, in occasione del Congresso Nazionale, i Coordinatori delle Commissioni presentano una relazione sull’attività svolta all’Assemblea dei Soci. Almeno una volta l’anno i coordinatori delle Commissioni presentano al Consiglio direttivo una relazione sull’attività svolta e una proposta di attività per l’anno in corso, che deve essere approvata dal Consiglio direttivo stesso.

Le manifestazioni e gli eventi promossi dalle Commissioni devono essere approvate dal Consiglio direttivo.

ART. 6. GRUPPI DI LAVORO

I Gruppi di lavoro sono costituiti dal Consiglio direttivo in relazione ad obiettivi specifici, hanno carattere tipicamente temporaneo e si concludono con l’elaborazione di documenti espressione della posizione della Società nei confronti del problema trattato.
Ogni Socio, regolarmente iscritto alla SISMEC, può proporre la costituzione di un Gruppo di lavoro, mediante richiesta motivata al Consiglio direttivo, il quale valuterà l’opportunità e la fattibilità della proposta e provvederà ad istituirlo. La richiesta motivata dovrà indicare:

  1. il mandato e gli obiettivi operativi espliciti
  2. i tempi di attuazione del mandato
  3. il Coordinatore, che avrà la responsabilità organizzativa del Gruppo di lavoro,
  4. i componenti del Gruppo di lavoro, individuati in base alle competenze necessarie a svolgere il mandato

La costituzione dei Gruppi di lavoro sarà comunicata ai Soci attraverso il sito della SISMEC.
Ogni Socio, regolarmente iscritto alla SISMEC, può aderire a un Gruppo di lavoro presentando una richiesta di adesione scritta al Coordinatore del Gruppo stesso.
Il Consiglio direttivo convoca periodicamente i Coordinatori dei Gruppi di lavoro per essere aggiornato sull’attività degli stessi, e comunque almeno una volta a metà del periodo previsto per l’espletamento del mandato e al termine di quest’ultimo.

Al termine del mandato assegnato al Gruppo di lavoro, quest’ultimo si scioglie e il Coordinatore consegna al Consiglio direttivo un rapporto sull’attività svolta, che verrà pubblicato sul sito della SISMEC.

Nell’ambito del Congresso Nazionale dovranno essere previsti:

  • uno spazio per le riunioni operative dei singoli Gruppi di lavoro;
  • un’apposita sessione in cui ciascun Coordinatore, o un suo delegato, presenterà una relazione dell’attività del Gruppo di lavoro;
  • la possibilità da parte del Coordinatore del Gruppo di lavoro di organizzare una sessione sulle tematiche discusse ed elaborate all’interno del Gruppo stesso.

Le manifestazioni e gli eventi promossi dai Gruppi di lavoro devono essere approvate dal Consiglio direttivo.

ART. 7 ORGANO UFFICIALE DI STAMPA DELLA SOCIETA’

Nel 2007 la SISMEC ha fondato la rivista BioMedical Statistics and Clinical Epidemiology (BMSCE), come proprio organo ufficiale di stampa.

Nel 2012 la SISMEC decide di fondere la rivista BioMedical Statistics and Clinical Epidemiology con l’Italian Journal of Public Health, partecipando alla nascita di Epidemiology, Biostatistics and Public Health (EBPH) che diviene il nuovo organo ufficiale di stampa della Società.

La nuova rivista è diretta da due Editor-in-chief, in rappresentanza delle due riviste originali. L’Editor-in-chief per la SISMEC è nominato dal Consiglio Direttivo della Società e dura in carica 2 anni rinnovabili.

L'Editor-in-chief informa sistematicamente il Consiglio Direttivo riguardo l'organizzazione e le attività della rivista e partecipa alle riunioni del CD con poteri consultivi e non deliberativi.

ART. 8 PROCEDURE ELETTORALI

Il Consiglio direttivo è composto dal Presidente in carica, dal Presidente Eletto e da sei Consiglieri eletti tra i Soci ordinari. Ogni due anni avvengono le elezioni per il rinnovo parziale (tre membri) del Consiglio direttivo e per la designazione del Presidente eletto. Allo scadere del biennio il Presidente Eletto diventa automaticamente Presidente in carica del nuovo Consiglio direttivo.

I componenti del Consiglio rimangono in carica per quattro anni e non possono essere eletti consecutivamente. In caso di vacanza definitiva di una carica di Consigliere subentra il primo dei non eletti che dura in carica fino al termine del mandato del Consigliere sostituito; tale periodo non è, però, computabile ai fini della non rieleggibilità. Nel caso in cui non vi sia alcun Socio non eletto, il posto rimane vacante.

Se durante il biennio viene a mancare la maggioranza dei componenti del Consiglio direttivo, il biennio si deve considerare automaticamente concluso e si devono indire nuove elezioni da parte del Consiglio direttivo uscente, anche se dimissionario.

Le elezioni si svolgono a scrutinio segreto, ogni due anni, di norma in occasione del congresso Nazionale e al termine dell’Assemblea dei Soci L’elettorato passivo per l’elezione del Presidente e dei Consiglieri è rappresentato da tutti i Soci iscritti regolarmente alla SISMEC, come previsto dall’art. 10 dello Statuto. Il Consiglio direttivo si incarica di stimolare e raccogliere le candidature per le cariche sociali e di presentarle in Assemblea.

Il CD si avvale del parere consultivo dei Past President della SISMEC e del decano del settore scientifico disciplinare MED/01 per la formulazione delle proposte di rinnovo delle cariche sociali e per la scelta dell'Editor-in-chief di BMSCE e dei Coordinatori delle 2 Commissioni SISMEC.

Il Presidente in carica costituisce il seggio elettorale, composto da tre Soci non candidati regolarmente iscritti alla SISMEC che non ricoprono alcuna carica sociale. Tra questi il Socio più anziano svolge le funzioni di Presidente del seggio.

Prima della votazione, il Tesoriere consegna al Presidente del seggio elettorale la lista dei Soci aventi diritto di voto ovvero i Soci in regola con il pagamento della quota sociale e che risultino iscritti da almeno un anno. Ogni Socio avente diritto al voto riceve una scheda elettorale firmata dal Segretario della SISMEC ed esprime una sola preferenza per il Presidente eletto, due preferenze per i Consiglieri.

La votazione avviene per chiamata nominale. Lo scrutinio delle schede elettorali avviene immediatamente dopo la chiusura delle votazioni. Risulteranno eletti i candidati che otterranno il numero più elevato di preferenze. In caso di parità di voti ricevuti, risulterà eletto il candidato con maggiore anzianità di iscrizione alla SISMEC; in caso di ulteriore parità, il candidato con maggiore età anagrafica. Al termine dello scrutinio, il Presidente del seggio elettorale dà lettura dei risultati ai presenti.

Il verbale della votazione, stilato da uno dei membri del seggio elettorale e firmato da tutti i componenti del seggio stesso, viene allegato al verbale dell’Assemblea dei Soci e pubblicato sul sito della SISMEC. L’Assemblea nomina i componenti del Collegio dei revisori dei conti su proposta del Consiglio direttivo.

ART. 9 PATROCINIO

La SISMEC può concedere patrocini a congressi, riunioni scientifiche, pubblicazioni o comunque ad iniziative di vario genere che possano contribuire allo sviluppo delle finalità societarie. A tale riguardo le richieste di patrocinio devono pervenire in forma scritta al Consiglio direttivo che provvederà a verificare la congruenza dell’evento da patrocinare con gli obiettivi della SISMEC e a deliberare in merito al patrocinio.

ART. 10 MODIFICHE DEL REGOLAMENTO

Le proposte di modifica al presente Regolamento devono essere presentate per iscritto al Presidente della SISMEC che le sottoporrà ad approvazione al Consiglio direttivo.

Sismec 25 novembre 2011

Aggiornato al 27 settembre 2013