Procedura per la richiesta e approvazione di eventi (pubblicizzazione/patrocinio/corso SISMEC)
La seguente procedura si applica a tutte le forme di partecipazione della SISMEC ad eventi.
Nel rispetto delle finalità della Società, specificati nello Statuto e nel Regolamento, la Società intende occuparsi dei soli eventi che rivestano carattere scientifico o istituzionale e che riguardino i temi di interesse per la società.
L’adesione, sotto vario titolo, ad iniziative esterne alla Società, o organizzate sotto l’egida della società stessa, cioè in pratica a tutte le iniziative che riportano il nome, il logo della Società, o nelle quali i soci o membri del consiglio direttivo si presentino con il nome della società, deve essere approvata dal Consiglio Direttivo della Società stessa.
La presente procedura disciplina il comportamento del Consiglio Direttivo relativamente agli indirizzi generali ed alle modalità pratiche per la richiesta ed approvazione degli eventi.
Indirizzi generali
Qualsiasi socio SISMEC, o qualsiasi altro ente, istituzione, o persona, può, in relazione alle caratteristiche dell’evento ed agli obiettivi e
statuto della SISMEC inviare la propria richiesta di adesione all’evento, compilando il form di richiesta che segue, cui dovrà essere possibilmente allegata una bozza della locandina dell’evento, contenente il programma e l’indicazione dei responsabili scientifici dell’evento stesso.
Caratteristiche degli eventi sottoposti all’attenzione della SISMEC
Si distinguono:
- eventi per i quali si chiede semplicemente la PUBBLICIZZAZIONE ossia la divulgazione dell’informativa ai soci attraverso il proprio sito o l’utilizzo della mailing list
- eventi per i quali si chiede il PATROCINIO e la dichiarazione dello stesso sul materiale divulgativo e conseguentemente, la divulgazione ai soci attraverso il proprio sito o l’utilizzo della mailing list, ma nessuna altra forma di coinvolgimento della SISMEC
- eventi per i quali si chiede la PARTECIPAZIONE DELLA SOCIETÀ NELL’ORGANIZZAZIONE DELL’EVENTO stesso, in questo caso si tratta di EVENTI ORGANIZZATI dalla società.
Il patrocinio (2) viene concesso a patto di garantire ai Soci SISMEC in regola con il pagamento della quota annuale un prezzo agevolato di iscrizione all'evento, ovvero:
- Sconto non inferiore al 20% nella quota di iscrizione a corsi
- Sconto non inferiore al 15% nella quota di iscrizione a convegni o congressi
Il socio può comprovare di essere in regola con il pagamento della quota annuale accedendo alla propria pagina personale, nella sezione "Quota di adesione".
Tempistica
La richiesta, per poter esser presa in carico, deve essere inviata:
- almeno 30 giorni prima della data dell’evento per una pubblicizzazione,
- almeno 60 giorni prima della data dell’evento per un patrocinio,
- almeno 90 giorni prima della data dell’evento per un corso SISMEC.
Modalità di Approvazione delle richieste
La Segreteria della SISMEC potrà richiedere successivi chiarimenti ed informazioni
nei 10 giorni successivi alla sottomissione della richiesta.
L’accettazione della richiesta di pubblicizzazione/patrocinio sarà comunicata dalla Segreteria SISMEC al richiedente e pubblicata nel sito
entro 20 giorni dalla data della richiesta. Nel caso di richieste di ‘Eventi organizzati dalla SISMEC’ l’approvazione sarà comunicata
almeno 60 gg prima dell’evento stesso.
